香港内部信封料一码研究生基本信息管理规定
校研院字[2009]23号
为加强研究生基本信息管理，确保研究生基本信息的真实性、准确性和完整性，依据《普通高等学校新生学籍电子注册暂行办法》，制定本规定。
一、研究生基本信息的主要内容
研究生基本信息主要包括：
A类信息：姓名、性别、民族、出生日期、身份证号、最后毕业时间、最后毕业学校。
B类信息：导师姓名。
C类信息：家庭所在地、乘车区间。
D类信息：政治面貌、婚姻状况、研究方向、毕业专业名称、籍贯、简历、在校住址、联系电话、电子信箱。
E类信息：学号、院系所名称、专业名称、入学年月、学位类别、考试方式、录取类别、学制、外语语种、定向培养单位、照片。
二、研究生基本信息的采集与管理
1．研究生基本信息来源为研究生招生考试时的网上报名数据，在研究生录取结束后，由研究生招生办公室将数据库提供给综合处信息管理科。
2．原始数据库中的基本信息经研究生综合处协同研究生管理处编制学号后导入香港内部信封料一码研究生教育管理信息系统。
3．研究生基本信息为研究生指导教师、研究生、研究生培养单位、研究生院各处（办）提供信息服务。
4．研究生基本信息由综合处信息管理科负责管理，已经确认的信息，任何单位或个人未经授权不得擅自更改。确需修改的，应严格履行审批手续。
三、研究生基本信息的更改和补充
1．信息更改和补充的受理部门
（1）A类信息的更改和补充，由研究生综合处信息管理科受理；B类信息的更改和补充，由研究生培养处教务科受理；C类信息的更改，由研究生管理处管理科受理；D类信息的更改和补充，由研究生培养单位审查后，登陆研究生教育管理信息系统自行修改。
（2）E类信息无特殊情况不允许修改。
2．信息更改和补充的时间
A类信息只允许在研究生第一学年上学期开学后30天内进行更改和补充，其他时间原则上不再受理。
其他类信息的更改和补充，按照相关受理部门规定的时间办理。
3．信息更改和补充的申请程序
（1）在研究生院主页的下载专区里下载《研究生基本信息变动审批表》或《研究生更换导师审批表》（以下均简称《审批表》）。如实填写并准备相关证明材料的原件及复印件。
（2）研究生所在培养单位审核，并由主管研究生工作的负责人签字盖章。
（3）报送《审批表》和相关证明材料的原件及复印件到研究生院相关处（办）或所在研究生培养单位。
4．信息更改和补充的相关要求
（1）在研究生教育管理信息系统中姓名、性别、出生日期、身份证号、民族为null或不全的，需提供身份证原件、复印件及《审批表》。
（2）在研究生教育管理信息系统中内容格式错误的，只需填写《审批表》。
（3）因入学考试中误填造成的研究生管理信息系统中姓名、性别、出生日期、身份证号、民族等项是错误的需提供①身份证原件及复印件②户口原件及复印件③获得上一级学历和学位的证书原件及复印件④研究生报名登记表⑤《审批表》。（注：出生日期中，月、日错误，但身份证号正确的，只需提供身份证原件、复印件及《审批表》）
（4）出生年度原则上不予更改。
（5）军人军官证号码转为地方身份证号码的需提供①新身份证原件及复印件②部队开具的转业证明③户口原件及复印件④获得上一级学历和学位的证书原件及复印件⑤研究生报名登记表⑥《审批表》。
（6）家庭所在地变更需持户籍证明和《审批表》办理。已婚研究生的家庭所在地以配偶户口所在地为准，未婚研究生家庭所在地以父母户口所在地为准。
5．经研究生院审批同意修改的信息，由研究生综合处信息管理科报省级教育行政部门备案。
6．研究生提交的证明材料必须真实、有效，如发现弄虚作假，有伪造行为者，将视情节轻重，根据学校有关规定严肃处理。
本规定自公布之日起施行，解释权属研究生院。
研究生院
2009年9月9日
